Construire une stratégie de gestion des interventions en 5 étapes clés

Il est devenu quasiment impossible, aujourd’hui, de se passer d’un logiciel pour automatiser et optimiser sa gestion des interventions. Le temps du papier et des classeurs Excel est révolu : le risque de perdre en compétitivité est trop grand. Le digital et la géolocalisation sont désormais des technologies clés dans ce métier en pleine évolution qu’est la gestion de flotte. Découvrez dans cet article les cinq étapes incontournables pour construire une stratégie de gestion des interventions efficace !

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1. Cahier des charges : estimez vos besoins en matière de gestion des interventions

Dans la mesure où chaque activité est unique, il est essentiel pour vous de bien déterminer quels sont les besoins et contraintes associés aux interventions réalisées chez vos clients. Il est notamment intéressant d’identifier l’ensemble des indicateurs métier qui devront être collectés par la solution et qui vous aideront à piloter votre activité. Il peut notamment s’agir de :
• La nature de l’intervention
• Les compétences requises pour la mener à bien
• La durée prévue de l’intervention
• Le matériel requis
• Le lieu de l’intervention
• Le taux de résolution d’incident à la première intervention (first time fix rate)

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2. Choisissez un logiciel SaaS répondant précisément à vos attentes

Sur la base de ce cahier des charges, il vous est possible de déterminer les différentes fonctionnalités dont vous devrez disposer pour optimiser au mieux votre gestion des interventions. L’idéal est de pouvoir opter pour un logiciel permettant d’envoyer facilement vos feuilles de routes et vos plannings de tournées à vos équipes, de communiquer en temps réel avec elles et de mieux anticiper les imprévus.

Dès lors, vous êtes en mesure de sélectionner un ou plusieurs prestataires afin de recevoir un éventail de devis et de pouvoir comparer chaque offre. Veillez à choisir une solution parfaitement adaptée à vos attentes ou encore à opter pour une offre sur-mesure qui s’adapte à vos besoins.

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3. Sélectionnez une solution multisupports et boostez les performances de vos techniciens

Vos techniciens doivent avoir accès à votre outil via une application dédiée sur n’importe quel support, qu’il s’agisse d’un ordinateur, d’une tablette ou encore d’un smartphone. Ils peuvent ainsi en quelques clics accepter les missions qui leur sont proposées, visualiser leur planning de la journée, envoyer leurs rapports d’intervention ou signaler un imprévu.

Grâce à une solution multisupports et mise à jour en temps réel, vous êtes certain que l’outil est accessible pour l’ensemble de vos équipes et à toute heure de la journée !

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4. Reliez votre outil de gestion des interventions à vos outils existants

Pour ne pas faire de doublons et éviter les doubles saisies, il est essentiel que votre logiciel de gestion des interventions puisse s’intégrer au système d’information de votre entreprise. Autrement dit, il doit être compatible avec vos ERP, CRM et autres GMAO grâce au partage d’API. Vous avez ainsi la possibilité, si vous le souhaitez, de piloter vos tournées directement depuis vos outils existants, sur lesquels vous êtes éventuellement plus à l’aise pour travailler.

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5. Formez vos collaborateurs à l’utilisation de votre logiciel de gestion des interventions

Adopter un outil aussi performant qu’un logiciel de gestion des interventions implique toutefois de bouleverser les habitudes de vos collaborateurs. Pour que la solution soit bien acceptée et correctement utilisée par l’ensemble de vos équipes, il est indispensable de bien les former à son utilisation !

Pour faciliter ce processus d’adoption, vous pouvez également impliquer vos employés dans votre démarche en les interrogeant sur leurs besoins et leurs attentes. Cela vous permettra de sélectionner la solution la plus adaptée à votre réalité terrain et développera l’implication et la motivation de vos collaborateurs.

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Construire une meilleure communication entre techniciens et gestionnaire de flotte

Une solution de gestion des interventions vous aide à automatiser vos process, à suivre en temps réel l’évolution de votre flotte et à booster ses performances. Elle vous permet également de mieux communiquer avec vos équipes sur le terrain via une application intuitive et facile d’utilisation.

Il en résulte une meilleure coordination entre gestionnaire de flotte et équipes sur le terrain, et donc une meilleure anticipation et gestion des imprévus. Vos performances s’améliorent, de même que votre satisfaction client !

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