Géolocalisation et charges des véhicules : comment optimiser vos déductions fiscales ?

La géolocalisation, un atout pour bien gérer vos charges liées aux véhicules

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Que vous utilisiez vos véhicules pour des déplacements clients, des livraisons ou des trajets professionnels, chaque dépense compte. Carburant, entretien, assurance ou amortissement : toutes ces charges peuvent être déduites de votre résultat imposable si elles sont correctement documentées.

Astuce Pro : la géolocalisation d’un véhicule professionnel permet d’automatiser le suivi des trajets, en distinguant clairement les déplacements professionnels des trajets personnels, ce qui facilite le calcul des charges déductibles et optimise votre gestion fiscale.

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Les principales charges déductibles et le rôle de la géolocalisation

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Voici les catégories de charges que vous pouvez généralement déduire :

·      Carburant : essence, diesel ou électrique, pour les déplacements professionnels.

·      Entretien et réparations : vidanges, pneus, révisions, main-d’œuvre.

·      Assurance : assurance auto professionnelle.

·      Amortissement du véhicule : la dépréciation de votre véhicule au fil du temps.

·      Frais de parking et péages : lorsque liés à vos missions professionnelles.

·      Location ou leasing : loyers liés aux véhicules de l’entreprise.

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Week-end et véhicules professionnels : cadre légal et bonnes pratiques

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L’usage des véhicules professionnels le week-end est encadré pour éviter les abus fiscaux.

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·      Badge télépéage professionnel :

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Un salarié ne doit pas utiliser son badge de télépéage professionnel pour des trajets personnels le week-end. Si cela se produit, ces frais doivent être déclarés comme avantage en nature, car ils ne sont pas liés à l’activité professionnelle. La géolocalisation permet de vérifier les trajets et de distinguer facilement un usage professionnel d’un usage privé.

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·      Carburant le week-end :

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Faire le plein avec une carte carburant professionnelle le week-end est possible uniquement si le véhicule est utilisé pour une mission professionnelle (exemple : livraison un samedi). Si le plein est effectué pour un usage privé, le carburant payé par l’entreprise doit là encore être réintégré dans la fiche de paie comme avantage en nature.

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Règles et limites à connaître

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·      Véhicule privé versus véhicule professionnel : seules les dépenses liées à l’activité professionnelle sont déductibles.

·      Justificatifs obligatoires : factures, contrats de leasing et relevés de carburant doivent être conservés pendant 10 ans.

·      Plafonds fiscaux : certaines dépenses, comme les voitures de luxe, peuvent être partiellement déductibles.

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Exemples concrets : comment la géolocalisation optimise la gestion des charges

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Cas n°1 - PME commerciale :

Une entreprise avec deux commerciaux utilisant leurs voitures pour des rendez-vous clients peut déduire 100 % du carburant et de l’entretien, à condition que les trajets soient professionnels et bien documentés. La géolocalisation d’un véhicule professionnel permet de tracer ces trajets facilement.

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Cas n°2 - TPE de livraison :

Une entreprise qui loue un véhicule utilitaire pour des livraisons peut déduire tous les frais liés à la location et aux péages avec la géolocalisation, pour un suivi précis. La géolocalisation d’un véhicule utilitaire permet également de vérifier la productivité des tournées et d’optimiser les itinéraires pour réduire les coûts.

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Cas n°3 - Voiture de fonction d'un dirigeant :

Lorsqu’un dirigeant utilise sa voiture de fonction pour ses déplacements professionnels et privés, il peut être difficile de calculer précisément les frais déductibles. La géolocalisation permet d’enregistrer chaque trajet et de distinguer automatiquement les usages professionnels et privés, ce qui simplifie la gestion fiscale et le calcul de l’avantage en nature.

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La géolocalisation, un levier fiscal et stratégique

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Bien gérer les charges liées aux véhicules n’est pas seulement une question de conformité fiscale : c’est aussi un levier pour optimiser vos finances.

Avec un suivi rigoureux et des outils comme la géolocalisation, vous simplifiez la gestion quotidienne, sécurisez vos déductions fiscales et optimisez vos coûts.

Découvrez comment Coyote peut vous accompagner avec des outils performants de géolocalisation véhicule professionnel pour vos véhicules d’entreprise.

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